こんにちは、管理人のRです。
この記事では、
「Excelとスプレッドシートって、何が違うの？」
「似てるようで微妙に違うから、使い方がよくわからなくなる…」
という方に向けて書いています。
初心者の方でも理解しやすいよう、できるだけわかりやすく書いてみましたので、ぜひ最後までご覧ください！
〇Excelとスプレッドシートの違い
Excelとスプレッドシートの違いをお話する前に、簡単にそれぞれの概要についてお話します。
Excelとは？
Excel（エクセル）とは、Microsoft社が提供している「表計算ソフト」のことです。
入力された数値や文字、数式をもとに計算、表やグラフの作成をすることができます。格子状の入力フォーマットをベースに、きれいにデータを集計することができるツールです。
スプレッドシートとは？
スプレッドシートは、正式にはGoogleスプレッドシートと言い、Google社が提供している「表計算ソフト」のことです。
こちらもExcelと同様、格子状の入力フォーマットに数字や数式等の情報を入力し、データを集計することができるツールです。ただこちらはインターネットを介して使用するソフトで、インストールする必要はありません。
Excelとスプレッドシートの違い
違いはまず、ツールを提供している会社が違います。
また、ExcelはあくまでPCの「オプション」ツールのため、基本的に導入に料金が発生しています。一方で、スプレッドシートは無料オンラインサービスのため、Googleアカウントさえあれば無料で使用することができます。
また、それぞれメリットやデメリットがありますので、それらについて下記ご紹介していきます。
〇Excelとスプレッドシートのメリット・デメリット
それでは、改めてExcelとスプレッドシートのメリット・デメリットを整理してお伝えします。
Excelのメリット
1.オフラインでも使用可能
ExcelはPCにインストールされたツールのため、オフラインでも使用することができます。
2.性能が良い
Excelはスプレッドシートと比較し、計算処理速度などが非常に速いです。
また、他にも「フォントの数が多い」「罫線の種類が豊富」など、スプレッドシートよりも多機能です。
3.情報流出しづらい
Excelはインストールしてそのツール内で使用するため、普通にPC内で保存するだけであれば、外に情報が洩れることはほぼありません。
Excelのデメリット
4.管理が煩雑になる
Excelは「このExcelデータって最新？」等の確認をしなければならなかったり、ファイルをすべてフォルダに保存していかなければならなかったりするので、管理が煩雑になる可能性があります。
5.共有が手間
例えば進捗管理をExcelで行っていると、データを更新した後、それを毎回関係者に共有しなければなりません。
それだけで、データを渡す方も受け取る方も手間が発生するので、この点はスプレッドシートの方が優れています。
6.データ修復が難しい
多くの方が経験されていることと思いますが、「長い時間をかけて作ったExcelデータを保存しようとしたら、いきなりPCがフリーズし、データがすべて消えてしまった、、」なんてこともあり得ます。
スプレッドシートは操作ごとに自動保存されるのがデフォルトなので、この点はExcelが少々不便です。
スプレッドシートのメリット
スプレッドシートのメリットは、ほぼExcelのデメリットが解消されたものと考えていただいてOKです。
念のため、下記記載していきます。
7.管理がしやすい
スプレッドシートは、関係者全員で同じデータを閲覧・編集することができ、常に最新版を共有し合えます。また、誰かがデータを誤って更新してしまったとしても、更新前のデータもさかのぼり、もとに戻すこともできます。
そのため、Excelのように毎回最新版データを共有し合わなくて済むため、非常に管理しやすいです。
8.PCの容量を気にしなくてよい
Excelの場合、毎日更新しているデータを毎回ダウンロードしていると、1年後にはPC内の『スペース』をとってしまいます。
その点、スプレッドシートはオンライン上にデータが保存されるため、PCの容量を気にしなくて済みます。
9.コストがかからない
業務用PCにはおそらく標準仕様でExcelは入っているかと思いますが、実はExcelやWord、PowerPointといったツールは、インストールにお金がかかっています。
その点、スプレッドシートは無料で使用することができるため、コスト面の利点もあります。
スプレッドシートのデメリット
スプレッドシートのデメリットは、Excelのメリットの対になっています。
10.ネットがつながっていないと使えない
スプレッドシートは、ネットにつながっているときのみ作業することができます。
そのため、ネット環境のない場所ではページを開くことすらできません。
11.機能や性能がExcelに劣る
スプレッドシートは、Googleのサーバー上でプログラムが稼働しています。そのため、数式の計算やデータの処理を行うスピードが遅くなる場合があります。
また、スプレッドシートは図形などの挿入がしづらいなどの機能面で劣っている点があります。
12.情報流出の可能性が比較的大きい
Excelで作成したデータは個人のPCのみで保存されますが、スプレッドシートは共有制限を設定していない限り、だれでも閲覧できてしまう可能性があります。
そのため、情報の取り扱いには注意が必要です。
〇Excelとスプレッドシートを使いこなすポイント
それぞれを使いこなすために、意識しておくとよいポイントをご紹介します。
①利点を理解する
まずは、先ほどお伝えしたメリットとデメリットを正しく理解し、活用していくことが大切です。
例えば、個人的にデータ集計をしたいのであればExcelを、チームで毎日更新する進捗表のようなものを作りたい場合はスプレッドシートを使う、といった感じです。
必要に応じて、どちらを使ってデータをまとめるかを考えて利用するようにしましょう。
②一部は同じショートカット操作ができる
Excelとスプレッドシートは別物ではあるものの、一部は同じショートカットで操作することができます。
また、どちらも入力作業時『ひとつ前に戻る』ことができますので、「Excelだったらいまこのショートカットを使うけど、スプレッドシートだから違う挙動するかな…」とあまり怖がり過ぎず、まずは得意な方と同じように操作し、間違えたら作業を戻る、とやっていくと、慣れるのが早いかもしれません。
③どちらにも変換可能
「スプレッドシートは使い慣れていないから、Excelで作業したい…」
という方も、一定数いらっしゃると思います。そういった方も安心してください、Excelとスプレッドシートはそれぞれ変換することが可能です。
変換のやり方は後日別の記事で書こうと思いますが、圧倒的に片方のツールの方が作業効率が高いのであれば、まずは得意な方で作業し、仕上げに変換してチームに共有するのもアリでしょう。
〇おわりに
いかがでしたか？
Excelとスプレッドシートのどちらを使うかは、社内文化で大きく変わってくるかと思います。
今回記事でご紹介したように、それぞれに利点が違ってありますので、ぜひ使い分けられるようになってくださいね。
それでは、最後までご覧いただきありがとうございました～！